青島新聞網(wǎng)12月12日訊（記者 李倍）2018年，青島因上合峰會而名揚海內(nèi)外；2018年，青島人民因上合峰會而驕傲自豪。作為有幸參與籌備峰會的一支前沿力量，市政府外辦根據(jù)上合組織青島峰會籌備委員會和外交部、省市統(tǒng)一部署，在各兄弟部門的大力支持下，全體籌備人員歷經(jīng)290多天的日夜奮戰(zhàn)，圓滿完成了會務禮賓工作組的重要任務。

開創(chuàng)“三個前所未有”

本次上合峰會，市政府外辦開創(chuàng)了青島外事服務保障工作史上“三個前所未有”：一是會議規(guī)格前所未有。習近平主席首次主持上合峰會，包括主席在內(nèi)的12個國家領(lǐng)導人出席會議。二是會議規(guī)模前所未有。包括11個外國領(lǐng)導人、10個國際組織負責人在內(nèi)的2000多名外賓參會。三是會議籌備工作強度前所未有。會議共舉辦各類活動80多場。

上合峰會成功召開的背后凝聚著無數(shù)服務保障人員默默無聞的奉獻和難以想象的辛勞，外賓接待更是一項極其特殊的任務，復雜性高、敏感性強，接待人員直接面對各國元首等重要貴賓，是峰會重要環(huán)節(jié)之一，事關(guān)峰會的成功舉辦，事關(guān)國家、山東省、青島市對外良好形象。

為完成這項責任重大、使命光榮的任務，市政府外辦從全省范圍內(nèi)遴選了素質(zhì)過硬、業(yè)務精湛的接待團隊，開展了嚴格的培訓和實戰(zhàn)演練，建立了高效順暢的工作機制，熱情細致接待外方先遣團，各方面科學高效、嚴謹細致的工作，確保了外賓接待工作的圓滿完成，展現(xiàn)了山東青島對外開放的良好形象，贏得了參會代表的高度評價和贊賞。

精挑細選組建接待團隊

外賓接待團隊的形象代表著青島形象、山東形象、國家形象。市政府外辦高標準選拔接待人員，共從省內(nèi)各地市、市直部門、區(qū)市精挑細選了330多名政治素質(zhì)好、工作責任心強、外事接待經(jīng)驗豐富的同志擔任聯(lián)絡員，組建了由10個區(qū)（市）、功能區(qū)和市直部門牽頭的22個“一對一”外賓接待團隊。按照個人特長和崗位需要，又將每個接待團隊的聯(lián)絡員細分為綜合聯(lián)絡員、副聯(lián)絡員、證件聯(lián)絡員、酒店聯(lián)絡員、行李聯(lián)絡員及機場聯(lián)絡員等，實現(xiàn)了定人定崗、定責定位，做到了各司其職、各負其責。

高標準開展培訓和演練

從高等院校邀請經(jīng)驗豐富的專家和老師，為接待團隊進行了禮賓禮儀、外事紀律、機場通關(guān)、民族宗教、醫(yī)療衛(wèi)生等10余場專項培訓，累計培訓2000多人次。

為確保接待工作順暢熟練、一氣呵成，組織接待團隊多次到會場、酒店、機場、參觀場所等開展實地演練，對外賓的行程、作息、飲食、風俗、宗教信仰等反復研究，開展了不計其數(shù)的現(xiàn)場演練，試驗了各不相同的工作方案，平均每個團隊修改接待方案20余稿；對細分的180多個接待要項不斷推演打磨，更新完善，將接待活動細化到每一個流程、每項工作任務，每個時間節(jié)點，每個工作人員。通過培訓和演練，接待人員提高了專業(yè)水準，熟悉了接待流程，增強了業(yè)務能力，為做好接待工作打下了堅實基礎(chǔ)。

接待好外方先遣組

正式會議前，先后接待了外方先遣組兩次集中考察和各國（國際組織）先遣人員自行考察共計44批350人次。與外方先遣組開展了認真細致的工作對接，針對外方提出的通信、食材、住宿、會外活動等各方面?zhèn)€性化需求，多次召集部門協(xié)調(diào)會，盡最大努力予以協(xié)調(diào)和解決。面對外方先遣組風格迥異的考察、詢問和要求，接待團隊的同志們熱情耐心接待、有節(jié)有度答復，展示了開放、包容、負責任的大國形象。

建立高效順暢的工作機制

籌備工作時間短、任務重、壓力大、要求高，為確保各項工作順利開展，市政府外辦建立了高效的集中辦公制度、請示匯報制度、每日客情制度、每日例會制度等內(nèi)部管理制度，并風雨無阻地堅持執(zhí)行。

會期20天前是接待工作最忙最緊張的時候，外賓的行程、航班和參會要求等信息接踵而至，接待人員每天都要處理不計其數(shù)的電話和郵件，及時收集客情信息，并匯總報送給相關(guān)領(lǐng)導、酒店、機場、會務、注冊等工作部門，確保各相關(guān)方面都能及時掌握外賓的最新行程安排和需求，以便做好接待準備工作。

由于時差等原因，雖然每天睡兩三個小時已成為工作常態(tài)，有的甚至累病在工作崗位，但同志們依然以飽滿的熱情和干勁堅守在工作崗位，舍小家顧大家，為了上合峰會的圓滿成功召開作出了無私奉獻。

禮賓接待“賓至如歸”

上合峰會的禮賓接待工作得到了中外領(lǐng)導人、與會代表、媒體記者和國際社會的一致好評。中央政治局委員、中央外辦主任楊潔篪表示，禮賓接待“賓至如歸”。外事無小事，有時一件看似很不起眼的“小事”，處理不當就可能會演變成影響國家間關(guān)系的“大事”。

在外事接待過程中，與外賓相處應互相尊重、平等相待、不卑不亢、避免禁忌，不僅要體現(xiàn)熱情友好，更要把握好具體分寸，做到“關(guān)心有度”、“距離有度”、“舉止有度”，把與外賓相關(guān)的每件“小事”當成“大事”看待，及時請示匯報，妥善處置對待，只有這樣才能不出紕漏，才能在接待好外賓的同時，維護好國家形象和利益。

上合組織青島峰會已經(jīng)載入中國外交史冊，但奔波在峰會籌備工作一線的這支特殊的隊伍，他們?nèi)栽诶^續(xù)前行，一如既往地活躍在青島改革開放的前沿，用自己的言行繼續(xù)講述著“青島故事”和“中國故事”！